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Create Autoreply Message

Hallo zusammen,

Ein Kunde hat sich eine NoReply Emailadresse eingerichtet. NoReply bedeutet "Keine Antwort", aber vielleicht verstehen das ja nicht alle, in diesem Falle sollte man sich vieleicht doch besser eine Shared Mailbox anlegen und einem Team auf diese Mailbox zugriff geben.

Wann eine NoReply Adresse Sinn macht und wann nicht, erläutert dieser englischsprachige Link: http://www.smallbiztechnology.com/archive/2012/07/no-reply-dos-and-donts.html/

Jedenfalls war der Wunsch, dass der Absender eine Automatische Antwort erhält wenn ein Mail an diese Mailadresse  gesendet wird.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten welche ich in diesem Blog Artikel erläutere:

  • Outlook Rule
  • Exchange Transport Rule

Outlook Rule

Mit einer Outlook Regel könne ganz verschiedene Aktionen für Emails eingerichtet werden, wie zum Beispiel verschieben, Kategorisieren oder löschen.

Achtung, es gibt zwei Arten von Regeln:

  • Client Regeln - funktionieren nur wenn Outlook mit der Mailbox verbunden ist (eher schlecht für dieses Szenario)
  • Server Regeln - Werden direkt auf dem Server ausgeführt und funktionieren auch ohne Outlook Client

Erstellen wir uns also eine Server Regel.

Neue Regel erstellen

Leeres Template beim Eintreffen der Nachricht auswählen

Keine Bedingungen auswählen

Somit werden alle eingehenden Nachrichten von der Regel erfasst.

Mit einer spezifischen Nachricht antworten und danach löschen auswählen. Leider kann man "permanently delete it" nicht auswählen, weil das eine Client Regel ist und hier Outlook laufen müsste.

Die Nachricht kann dann erstellt werden

Anschliessend einen Namen für die Regel vergeben - fertig.

Und so siehts für den Sender aus

Er erhält diese Automatische Antwort

Das einzige Problem ist, dass die Nachrichten zwar gelöscht werden, aber dann nur im Outlook Papierkorb landen. Irgendwann ist dann die Mailbox voll und man kann keine Nachrichten mehr an diese Mailbox senden.

Hier muss der Outlook Papierkorb regelmässig gelöscht werden.

Exchange Transport Rule

Die Exchange Transport Regeln erlauben ähnliche Regelwerke wie die Outlook Regeln. Werden aber vom Exchange Administrator angelegt und verwaltet. Der Benutzer einer Mailbox kann nicht sehen, dass irgendwelche Nachrichten abgefangen und verändert werden.

Neue Exchange Transportregel anlegen

Bedingungen eingeben, bei welcher die Regel aktiv wird. In diesem Fall die Empfängeradresse eingeben.

Nachricht erfassen

Enhanced DSN Status Code vergeben

Noch den neuen DSN Code in der Exchange Management Shell anlegen

Und so sieht es für den Benutzer aus...

Er bekommt eine Fehlermeldung - der Customized Text muss man aber ganz schön suchen. Ist wohl nicht gerade eine ideale Variante.

Grüsse
Andres Bohren

Print | posted on Tuesday, December 11, 2012 11:49 PM | Filed Under [ Exchange ]

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