Gesetzliche Grundlagen der Email Archivierung in der Schweiz

Andres Bohren

Hallo zusammen,

Im Netz habe ich ein paar PDF's gefunden welche die relevanten Gesetzesartikel für die Emailarchivierung in der Schweiz auflisten:

Links zu den Gesetzen

Obligationenrecht

OR Art. 9
1 Trifft der Widerruf bei dem anderen Teile vor oder mit dem Antrage
ein, oder wird er bei späterem Eintreffen dem andern zur Kenntnis
gebracht, bevor dieser vom Antrag Kenntnis genommen hat, so ist der
Antrag als nicht geschehen zu betrachten.
2 Dasselbe gilt für den Widerruf der Annahme.

OR Art. 41
1 Wer einem andern widerrechtlich Schaden zufügt, sei es mit Absicht,
sei es aus Fahrlässigkeit, wird ihm zum Ersatze verpflichtet.
2 Ebenso ist zum Ersatze verpflichtet, wer einem andern in einer gegen
die guten Sitten verstossenden Weise absichtlich Schaden zufügt.

OR Art. 97
1 Kann die Erfüllung der Verbindlichkeit überhaupt nicht oder nicht
gehörig bewirkt werden, so hat der Schuldner für den daraus entstehenden
Schaden Ersatz zu leisten, sofern er nicht beweist, dass ihm
keinerlei Verschulden zur Last falle.
2 Die Art der Zwangsvollstreckung steht unter den Bestimmungen des
Schuldbetreibungs- und Konkursrechtes und der eidgenössischen und
kantonalen Vollstreckungsvorschriften.

OR Art. 400
1 Der Beauftragte ist schuldig, auf Verlangen jederzeit über seine
Geschäftsführung Rechenschaft abzulegen und alles, was ihm infolge
derselben aus irgendeinem Grunde zugekommen ist, zu erstatten.
2 Gelder mit deren Ablieferung er sich im Rückstande befindet, hat er
zu verzinsen.

OR Art. 716a
1 Der Verwaltungsrat hat folgende unübertragbare und unentziehbare
Aufgaben:
1. die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen
Weisungen;
2. die Festlegung der Organisation;
3. die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle
sowie der Finanzplanung, sofern diese für die Führung der Gesellschaft
notwendig ist;
4. die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung
und der Vertretung betrauten Personen;
5. die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten
Personen, namentlich im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze,
Statuten, Reglemente und Weisungen;
6. die Erstellung des Geschäftsberichtes409 sowie die Vorbereitung
der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse;
7. die Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung.
2 Der Verwaltungsrat kann die Vorbereitung und die Ausführung seiner
Beschlüsse oder die Überwachung von Geschäften Ausschüssen
oder einzelnen Mitgliedern zuweisen. Er hat für eine angemessene
Berichterstattung an seine Mitglieder zu sorgen.

OR Art. 827
Für die Verantwortlichkeit der Personen, die bei der Gründung mitwirken
oder mit der Geschäftsführung, der Revision oder der Liquidation
befasst sind, sind die Vorschriften des Aktienrechts entsprechend
anwendbar.

OR Art. 934
1 Wer ein Handels-, Fabrikations- oder ein anderes nach kaufmännischer
Art geführtes Gewerbe betreibt, ist verpflichtet, dieses am Ort
der Hauptniederlassung ins Handelsregister eintragen zu lassen.
2 Wer unter einer Firma ein Gewerbe betreibt, das nicht eingetragen
werden muss, hat das Recht, dieses am Ort der Hauptniederlassung ins
Handelsregister eintragen zu lassen.

OR Art. 957 Kaufmännische Buchführung
1 Wer verpflichtet ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu
lassen, ist gehalten, diejenigen Bücher ordnungsgemäss zu führen und
aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes nötig
sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetriebe
zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse
sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen.
2 Die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz
können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt
und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den
zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist.
3 Betriebsrechnung und Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.
Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und
die Geschäftskorrespondenz können auch elektronisch oder in vergleichbarer
Weise aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht
werden können.
4 Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Geschäftsbücher,
Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz haben die
gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind.
5 Der Bundesrat kann die Voraussetzungen näher umschreiben.

OR Art. 962
1 Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz
sind während zehn Jahren aufzubewahren.
2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres,
in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege
entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz einoder
ausgegangen ist.

OR Art. 963
1 Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, kann bei
Streitigkeiten, die das Geschäft betreffen, angehalten werden, Geschäftsbücher,
Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz vorzulegen,
wenn ein schutzwürdiges Interesse nachgewiesen wird und das
Gericht dies für den Beweis als notwendig erachtet.
2 Werden die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege oder die Geschäftskorrespondenz
elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt, so
kann das Gericht oder die Behörde, die kraft öffentlichen Rechts ihre
Edition verlangen kann, anordnen, dass:
1. sie so vorgelegt werden, dass sie ohne Hilfsmittel gelesen werden
können; oder
2. die Mittel zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie lesbar
gemacht werden können.

Handelsregisterverordnung
HregV Art. 54
1 Mit der Anmeldung zur Eintragung einer nachträglichen Leistung von Einlagen auf
das Aktienkapital müssen dem Handelsregisteramt folgende Belege eingereicht
werden:
a. die öffentliche Urkunde über die Beschlüsse des Verwaltungsrates zur Änderung
der Statuten und zu seinen Feststellungen;
b. die angepassten Statuten;
c. bei Bareinlagen: eine Bescheinigung, aus der ersichtlich ist, bei welchem
Bankinstitut die Einlagen hinterlegt sind, sofern das Bankinstitut in der öffentlichen
Urkunde nicht genannt wird;
d. bei einer Liberierung durch Umwandlung von frei verwendbarem Eigenkapital:
1. die genehmigte Jahresrechnung oder der Zwischenabschluss,
2. der Revisionsbericht einer zugelassenen Revisorin oder eines zugelassenen
Revisors,
3. der öffentlich beurkundete Beschluss der Generalversammlung, wonach
die freien Reserven dem Verwaltungsrat zur Nachliberierung zur Verfügung
gestellt werden,
4. ein Bericht des Verwaltungsrates, der von einem Mitglied unterzeichnet
ist,
5. eine vorbehaltslose Prüfungsbestätigung eines staatlich beaufsichtigten
Revisionsunternehmens, einer zugelassenen Revisionsexpertin, eines
zugelassenen Revisionsexperten, einer zugelassenen Revisorin oder eines
zugelassenen Revisors;
e. bei Sacheinlagen, bei Sachübernahmen und bei Verrechnung:
1. ein Bericht des Verwaltungsrates, der von einem Mitglied unterzeichnet
ist,
2. eine vorbehaltslose Prüfungsbestätigung eines staatlich beaufsichtigten
Revisionsunternehmens, einer zugelassenen Revisionsexpertin, eines
zugelassenen Revisionsexperten, einer zugelassenen Revisorin oder eines
zugelassenen Revisors,
3. gegebenenfalls die Sacheinlageverträge mit den erforderlichen Beilagen
und die Sachübernahmeverträge mit den erforderlichen Beilagen;
f. die Erklärung der Personen, die die Eintragung anmelden, dass keine anderen
Sacheinlagen, Sachübernahmen, Verrechnungstatbestände oder besondere
Vorteile bestehen als die in den Belegen genannten.
2 Die öffentliche Urkunde über die nachträgliche Leistung von Einlagen muss folgende
Angaben enthalten:
a. die Feststellung, dass die nachträglichen Einlagen entsprechend den Anforderungen
des Gesetzes, der Statuten oder des Beschlusses des Verwaltungsrates
geleistet wurden;
b. gegebenenfalls den Beschluss des Verwaltungsrates über die Aufnahme der
erforderlichen Bestimmungen zu Sacheinlagen und Sachübernahmen in die
Statuten;
c. den Beschluss des Verwaltungsrates über die Statutenänderung betreffend
die Höhe der geleisteten Einlagen;
d. die Nennung aller Belege und die Bestätigung der Urkundsperson, dass die
Belege ihr und dem Verwaltungsrat vorgelegen haben.
3 Im Handelsregister müssen eingetragen werden:
a. das Datum der Änderung der Statuten;
b. der neue Betrag der geleisteten Einlagen.
4 Bestehen Sacheinlagen, Sachübernahmen oder Verrechnungstatbestände, so gelten
die Artikel 43 Absatz 3 und 45 Absätze 2 und 3 sinngemäss. Werden die Einlagen
nachträglich durch Umwandlung von frei verwendbarem Eigenkapital geleistet, so
bedarf es eines Hinweises darauf.

Schweizerisches Strafgesetzbuch
StGB Art. 325
Wer vorsätzlich oder fahrlässig der gesetzlichen Pflicht, Geschäftsbücher
ordnungsmässig zu führen, nicht nachkommt,
wer vorsätzlich oder fahrlässig der gesetzlichen Pflicht, Geschäftsbücher,
Geschäftsbriefe und Geschäftstelegramme aufzubewahren,
nicht nachkommt,
wird mit Busse bestraft

Bundesgerichtseintscheide
BGE 129 I 85
http://relevancy.bger.ch/cgi-bin/JumpCGI?id=BGE-129-I-85&lang=de&zoom=OUT&system=clir

Geschäftsbücherverordnung
GeBüV Art. 2 Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher
1 Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind
die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung).
2 Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt
und aufbewahrt und die Buchungsbelege sowie die Geschäftskorrespondenz elektronisch
oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze
der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten.


GeBüV Art. 4 Dokumentation
1 Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten,
die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die
bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen
sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher,
die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz verstanden werden können.
2 Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und
gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden

GeBüV Art. 5 Allgemeine Sorgfaltspflicht
Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind
sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren

GeBüV Art 7 Organisation
1 Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu
kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten
Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.
2 Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können.

GeBüV Art. 9 Zulässige Informationsträger
1 Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:
a. unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare
Datenträger;
b. veränderbare Informationsträger, wenn:
1. technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität
der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren),
2. der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar
ist (z.B. durch «Zeitstempel»),
3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften
über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten
werden, und
4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert
sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und
Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.
2 Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen
geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder
Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische
oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid state-Speicher).

GeBüV Art 10 Überprüfung und Datenmigration
1 Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.
2 Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen
werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass:
a. die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet
bleiben; und
b. die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin
genügen.
3 Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu
protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.


Datenschutzgesetz
DSG Art. 4 Grundsätze
1 Personendaten dürfen nur rechtmässig bearbeitet werden.7
2 Ihre Bearbeitung hat nach Treu und Glauben zu erfolgen und muss verhältnismässig
sein.
3 Personendaten dürfen nur zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei der Beschaffung
angegeben wurde, aus den Umständen ersichtlich oder gesetzlich vorgesehen
ist.
4 Die Beschaffung von Personendaten und insbesondere der Zweck ihrer Bearbeitung
müssen für die betroffene Person erkennbar sein.8
5 Ist für die Bearbeitung von Personendaten die Einwilligung der betroffenen Person
erforderlich, so ist diese Einwilligung erst gültig, wenn sie nach angemessener Information
freiwillig erfolgt. Bei der Bearbeitung von besonders schützenswerten
Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen muss die Einwilligung zudem ausdrücklich
erfolgen.

DSG Art. 5 Richtigkeit der Daten
1 Wer Personendaten bearbeitet, hat sich über deren Richtigkeit zu vergewissern. Er
hat alle angemessenen Massnahmen zu treffen, damit die Daten berichtigt oder
vernichtet werden, die im Hinblick auf den Zweck ihrer Beschaffung oder Bearbeitung
unrichtig oder unvollständig sind.10
2 Jede betroffene Person kann verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden.

DSG Art .6 Grenzüberschreitende Bekanntgabe
1 Personendaten dürfen nicht ins Ausland bekannt gegeben werden, wenn dadurch
die Persönlichkeit der betroffenen Personen schwerwiegend gefährdet würde, namentlich
weil eine Gesetzgebung fehlt, die einen angemessenen Schutz gewährleistet.
2 Fehlt eine Gesetzgebung, die einen angemessenen Schutz gewährleistet, so können
Personendaten ins Ausland nur bekannt gegeben werden, wenn:
a. hinreichende Garantien, insbesondere durch Vertrag, einen angemessenen
Schutz im Ausland gewährleisten;
b. die betroffene Person im Einzelfall eingewilligt hat;
c. die Bearbeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder
der Abwicklung eines Vertrags steht und es sich um Personendaten des Vertragspartners
handelt;
d. die Bekanntgabe im Einzelfall entweder für die Wahrung eines überwiegenden
öffentlichen Interesses oder für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung
von Rechtsansprüchen vor Gericht unerlässlich ist;
e. die Bekanntgabe im Einzelfall erforderlich ist, um das Leben oder die körperliche
Integrität der betroffenen Person zu schützen;
f. die betroffene Person die Daten allgemein zugänglich gemacht und eine Bearbeitung
nicht ausdrücklich untersagt hat;
g. die Bekanntgabe innerhalb derselben juristischen Person oder Gesellschaft
oder zwischen juristischen Personen oder Gesellschaften, die einer einheitlichen
Leitung unterstehen, stattfindet, sofern die Beteiligten Datenschutzregeln
unterstehen, welche einen angemessenen Schutz gewährleisten.
3 Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (Beauftragte,
Art. 26) muss über die Garantien nach Absatz 2 Buchstabe a und die Datenschutzregeln
nach Absatz 2 Buchstabe g informiert werden. Der Bundesrat regelt die Einzelheiten
dieser Informationspflicht.

DSG Art. 7 Datensicherheit
1 Personendaten müssen durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen
gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden.
2 Der Bundesrat erlässt nähere Bestimmungen über die Mindestanforderungen an die
Datensicherheit.

DSG Art. 12 Persönlichkeitsverletzungen
1 Wer Personendaten bearbeitet, darf dabei die Persönlichkeit der betroffenen Personen
nicht widerrechtlich verletzen.
2 Er darf insbesondere nicht:
a. Personendaten entgegen den Grundsätzen der Artikel 4, 5 Absatz 1 und 7
Absatz 1 bearbeiten;
b. ohne Rechtfertigungsgrund Daten einer Person gegen deren ausdrücklichen
Willen bearbeiten;
c. ohne Rechtfertigungsgrund besonders schützenswerte Personendaten oder
Persönlichkeitsprofile Dritten bekanntgeben.22
3 In der Regel liegt keine Persönlichkeitsverletzung vor, wenn die betroffene Person
die Daten allgemein zugänglich gemacht und eine Bearbeitung nicht ausdrücklich
untersagt hat.

DSG Art, 13 Rechtfertigungsgründe
1 Eine Verletzung der Persönlichkeit ist widerrechtlich, wenn sie nicht durch Einwilligung
des Verletzten, durch ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse
oder durch Gesetz gerechtfertigt ist.
2 Ein überwiegendes Interesse der bearbeitenden Person fällt insbesondere in Betracht,
wenn diese:
a. in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung
eines Vertrags Personendaten über ihren Vertragspartner bearbeitet;
b. mit einer anderen Person in wirtschaftlichem Wettbewerb steht oder treten
will und zu diesem Zweck Personendaten bearbeitet, ohne diese Dritten bekannt
zu geben;
c. zur Prüfung der Kreditwürdigkeit einer anderen Person weder besonders
schützenswerte Personendaten noch Persönlichkeitsprofile bearbeitet und
Dritten nur Daten bekannt gibt, die sie für den Abschluss oder die Abwicklung
eines Vertrages mit der betroffenen Person benötigen;
d. beruflich Personendaten ausschliesslich für die Veröffentlichung im redaktionellen
Teil eines periodisch erscheinenden Mediums bearbeitet;
e. Personendaten zu nicht personenbezogenen Zwecken insbesondere in der
Forschung, Planung und Statistik bearbeitet und die Ergebnisse so veröffentlicht,
dass die betroffenen Personen nicht bestimmbar sind;
f. Daten über eine Person des öffentlichen Lebens sammelt, sofern sich die Daten
auf das Wirken dieser Person in der Öffentlichkeit beziehen.


Verordnung zum Arbeitsgesetz
ArGV Art. 26
1 Überzeitarbeit darf auch in der Nacht und an Sonntagen sowie in Überschreitung
der zulässigen täglichen Arbeitsdauer geleistet werden, wenn es sich um vorübergehende
Arbeiten in Notfällen handelt, die unabhängig vom Willen der Betroffenen
eintreten und deren Folgen nicht auf andere zumutbare Weise beseitigt werden können,
besonders wenn:
a. Arbeitsergebnisse gefährdet sind und dadurch unverhältnismässiger Schaden
droht;
b. Piketteinsätze für die Schadensvorbeugung oder -behebung notwendig sind;
c. Arbeitsmaschinen, Geräte, Transporteinrichtungen und Fahrzeuge, die für
die Aufrechterhaltung des Betriebes unabdingbar sind, wegen schwerwiegender
Störungen oder erlittener Schäden in Stand gestellt werden müssen;
d. Betriebsstörungen infolge unmittelbarer Einwirkung höherer Gewalt vermieden
oder behoben werden müssen;
e. Störungen bei der Versorgung mit Energie und Wasser sowie Störungen des
öffentlichen oder privaten Verkehrs vermieden oder behoben werden müssen;
f. dem unvermeidlichen Verderb von Gütern, namentlich Rohstoffen oder
Lebensmitteln, vorgebeugt werden muss, und damit keine Steigerung der
Produktion verbunden ist;
g. unaufschiebbare Verrichtungen zur Erhaltung des Lebens und der Gesundheit
von Mensch und Tier sowie zur Vermeidung von Umweltschäden vorgenommen
werden müssen.
2 Überzeitarbeit, die in Überschreitung der zulässigen täglichen Arbeitsdauer geleistet
wird, ist innerhalb von sechs Wochen durch Freizeit von gleicher Dauer auszugleichen.
Vorbehalten bleibt Artikel 20 Absatz 3 des Gesetzes.

Grüsse
Andres Bohren