Create Autoreply Message
Hallo zusammen,
Ein Kunde hat sich eine NoReply Emailadresse eingerichtet. NoReply bedeutet "Keine Antwort", aber vielleicht verstehen das ja nicht alle, in diesem Falle sollte man sich vieleicht doch besser eine Shared Mailbox anlegen und einem Team auf diese Mailbox zugriff geben.
Wann eine NoReply Adresse Sinn macht und wann nicht, erläutert dieser englischsprachige Link: http://www.smallbiztechnology.com/archive/2012/07/no-reply-dos-and-donts.html/
Jedenfalls war der Wunsch, dass der Absender eine Automatische Antwort erhält wenn ein Mail an diese Mailadresse gesendet wird.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten welche ich in diesem Blog Artikel erläutere:
- Outlook Rule
- Exchange Transport Rule
Outlook Rule
Mit einer Outlook Regel könne ganz verschiedene Aktionen für Emails eingerichtet werden, wie zum Beispiel verschieben, Kategorisieren oder löschen.
Achtung, es gibt zwei Arten von Regeln:
- Client Regeln - funktionieren nur wenn Outlook mit der Mailbox verbunden ist (eher schlecht für dieses Szenario)
- Server Regeln - Werden direkt auf dem Server ausgeführt und funktionieren auch ohne Outlook Client
Erstellen wir uns also eine Server Regel.
Neue Regel erstellen
Leeres Template beim Eintreffen der Nachricht auswählen
Keine Bedingungen auswählen
Somit werden alle eingehenden Nachrichten von der Regel erfasst.
Mit einer spezifischen Nachricht antworten und danach löschen auswählen. Leider kann man "permanently delete it" nicht auswählen, weil das eine Client Regel ist und hier Outlook laufen müsste.
Die Nachricht kann dann erstellt werden
Anschliessend einen Namen für die Regel vergeben - fertig.
Und so siehts für den Sender aus
Er erhält diese Automatische Antwort
Das einzige Problem ist, dass die Nachrichten zwar gelöscht werden, aber dann nur im Outlook Papierkorb landen. Irgendwann ist dann die Mailbox voll und man kann keine Nachrichten mehr an diese Mailbox senden.
Hier muss der Outlook Papierkorb regelmässig gelöscht werden.
Exchange Transport Rule
Die Exchange Transport Regeln erlauben ähnliche Regelwerke wie die Outlook Regeln. Werden aber vom Exchange Administrator angelegt und verwaltet. Der Benutzer einer Mailbox kann nicht sehen, dass irgendwelche Nachrichten abgefangen und verändert werden.
Neue Exchange Transportregel anlegen
Bedingungen eingeben, bei welcher die Regel aktiv wird. In diesem Fall die Empfängeradresse eingeben.
Nachricht erfassen
Enhanced DSN Status Code vergeben
Noch den neuen DSN Code in der Exchange Management Shell anlegen
Und so sieht es für den Benutzer aus...
Er bekommt eine Fehlermeldung - der Customized Text muss man aber ganz schön suchen. Ist wohl nicht gerade eine ideale Variante.
